Etkinlik planlama

Etkinlik planlama, toplantı, konferans, gezi ve benzeri bir etkinlik için en uygun zamanın belirlenmesi faaliyetidir. Bu, etkinlik düzenlemenin temelini oluşturur ve genellikle etkinlik hazırlıklarının başlangıç safhasında gerçekleştirilir.

Genel olarak, etkinlik planlamasında etkinliğin gerçekleştirileceği tarih aralığının etkinliğin başarısı üzerinde ne gibi etkileri olabileceği dikkate alınmalıdır. Örneğin, bilimsel bir konferans düzenleneceği zaman, düzenleyiciler, katılımcıların büyük bölümünün akademisyenler olacağını ve dolayısıyla akademik takvimi göz önünde bulundurulmalıdır. Aynı tarihlerde başka bir etkinlik olup olmadığı denetlenmelidir. Çünkü böyle bir çakışma, etkinliklere katılmaya niyetli katılımcılar açısından bir sorun oluşturacak, iki etkinlikten birini tercih etme durumunda bırakarak diğer etkinliğin başarı şansını doğrudan yüzde 50'ye düşürecektir.

Etkinliğe kimlerin katılmasının beklendiği biliniyorsa, organizatörler genellikle bütün katılımcıların planlanmış programıyla etkinliğin zamanını senkronize etmeye çalışırlar. Bu pek çok katılımcının veya uzak mesafelerde konuşlu katılımcıların olması durumunda zor bir iştir. Bu gibi durumlarda organizatörler öncelikle önerilmiş bir tarihler grubu belirlemeli ve potansiyel katılımcılara bu uygun tarihleri teklif etmelidir. Bütün katılımcılardan cevap alındıktan sonra katılımcıların çoğu için uygun etkinlik zamanı seçilir. Bu prosedür internet araçları yardımıyla kısaltılabilir.