Doküman yönetim sistemi

Doküman yönetim sistemi İngilizce: "Electronic Document Management System/Software". Kısa adıyla "EDMS", kâğıda aktarılmaya aday bilginin elektronik ortamda tutulup yönetilmesidir. Normal bilgisayarlarda bu bilgi yalın halleriyle tutulduklarından gerçek anlamda bir yönetimden söz edilemez. Burada esas olan yönetim, dokümanlar üzerinde bulunan bilgiye gerek duyulduğunda, bu bilgiye hızlı bir şekilde ulaşılmasına olanak sağlamasıdır. Dokümana ait kilit bilgiler bir veritabanı aracılığı ile dokümanın kendisi ile ilişkilendirilir. Akabinde de gerek duyulduğunda ayrıt edici özellikleri sorgulanarak bu dokümana ulaşılır.

Doküman yönetim sisteminde bir doküman için en önemli 4 ayrıt edici özellik bulunur.

1. Doküman numarası
2. Doküman başlığı / adı
3. Revizyon numarası
4. Revizyon tarihi

Bu 4 özellik adeta dokümanı benzerlerinden ayrıt eden temel ayıraçtır. Olağanüstü durumlar hariç, bu dört madde, bir doküman için yüksek güvenirlikli nitelikler olarak kullanılılırlar. Dolayısıyla, bu 4 ayırıcı özellik adeta bir ülke vatandaşının vatandaşlık numarası gibi, dokümanları birbirinden ayrıt eden en önemli bilgi kümesidir. Aynı vatandaşlık numarasına sahip bir başka kişiye daha rastlanması durumunda, o kişinin aynı ülkenin vatandaşı olmadığını ayrıt etmek ne derece kolay ise, dokümanlar için de benzeri bir durum söz konusu olacaktır. Dolayısıyla, bu 4 verinin bir veritabanı aracılığı ile ilişkilendirilmesi durumunda, temel bir doküman yönetim sistemi kurulmuş olur.

EDYS'nin yapı taşları

• Doküman dosyaları
• Veritabanı
• Bilgisayar ağı
• Arayüz
• Sistem yöneticisi